Документальне підтвердження доходів і витрат

TAXman, 06 травня

У Податковому кодексі вимоги до підтвердження даних, визначених у податковій звітності розширено: як у частині видів документів, так і в частині їхньої перевірки та відповідальності за відсутність.

Вимоги до підтвердження даних

Вимоги до підтвердження даних, визначених у податковій звітності, встановлені ст. 44 Податкового кодексу України (далі ПКУ). У ній зазначено, що для цілей оподатковування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподатковування та/або податкових зобов'язань, на підставі таких документів :

- первинних документів (документи, створені в письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження і дозвіл адміністрації (власника) на їхнє проведення );

- регістрів бухгалтерського обліку (носії спеціального формату (паперові, електронні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм і т.п., призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування й узагальнення інформації з первинних документів, прийнятих до обліку );

- фінансової звітності (бухгалтерська звітність, що містить інформацію про фінансове становище, результати діяльності та рух грошових коштів підприємства за звітний період );

- інших документів, зв'язаних з вирахуванням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених вищевказаними документами (далі – підтверджуючі документи). При цьому ПКУ не містить визначення термінів таких документів. Їх визначення приведені згідно Положення № 88 (Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88.) та норм Закону № 996 (Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV).

На виконання положень п. 44.3 ПКУ платники податків зобов'язані забезпечити збереження як зазначених документів, так і документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладений на контролюючі органи, не менш як 1095 днів із дня подання податкової звітності, для складення якої вони використовувалися, а у разі її неподання – з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності. Коротке пояснення.

Якщо базовий звітний (податковий) період дорівнює календарному кварталу або календарному півріччю, то податкові декларації подаються протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного (податкового) кварталу (півріччя) на підставі пп. 49.18.2 ПКУ. Так, граничний термін подання податкової декларації по податку на прибуток за I квартал 2011 року минає 10 травня. Отже, відлік 1095-денного терміну для збереження документів, що використовувалися для формування показників податкової звітності за цей період, починається із зазначеної дати.

У випадку ліквідації платника податків документи за період його діяльності не менш як 1095 днів, що передували даті ліквідації такого платника податків, передаються в архів у встановленому законодавством порядку.

Забезпечення і збереження документів, зв'язаних з виконанням податкового боргу, протягом термінів, установлених цим Кодексом, є однієї з обов'язків платників податків, установлених пп. 16.1.12 ПКУ.

Подання документів по обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподатковування (податкових зобов'язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних із нарахуванням і сплатою податків і зборів за письмовою вимогою контролюючих органів також включено в перелік обов'язків платника податків. При цьому в письмовій вимозі обов'язково вказується конкретний перелік документів, що повинен надати платник податків і підстави для їхнього надання (пп. 16.1.5 ПКУ).

Тому документи, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження, прийнятого по її результатах податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, повинні зберігатися до завершення перевірки і передбаченого законом терміну оскарження прийнятих по її результатах рішень, але не менше терміну, передбаченому п. 44.3 ПКУ (1095 днів).

У випадку втрати, ушкодження або дострокового знищення документів п. 44.5 даного Кодексу зобов'язує платника податків у 5-денний термін із дня такої події в письмовому виді повідомити орган ДПС по місцю обліку. Втрачені документи платник податків зобов'язаний відновити протягом 90 календарних днів із дня, що настає за днем надходження повідомлення в орган ДПС або митний орган.

У випадку неможливості проведення перевірки платника податків термін її проведення переноситься до дати відновлення і подання документів до перевірки в межах термінів, визначених даним підпунктом. Це зв'язано з тим, що органи ДПС мають право під час проведення перевірок вивчати і перевіряти первинні документи, що використовуються в бухгалтерському і податковому обліку, інші регістри, фінансову, статистичну звітність, пов'язані з нарахуванням і сплатою податків, виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладений на органи ДПС (пп. 20.1.8 ПКУ).

Документи, що підтверджують доходи і витрати

У пункті 44.2 ПКУ зазначено, що для визначення (розрахунку) об'єкта оподатковування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку щодо доходів і витрат з урахуванням положень цього Кодексу. У п. 135.2 зазначено: доходи визначаються на підставі первинних документів, що підтверджують одержання платником податків доходів, обов'язковість ведення і збереження яких передбачена правилами ведення бухгалтерського обліку, та інших документів, визначених розділом II цього Кодексу.

На відміну від принципів пп. 11.3.1 Закону про прибуток, на підставі яких валовий дохід визначається «за правилом першої події», згідно п. 137.1 ПКУ дохід від реалізації товарів визначається по даті переходу права власності на такий товар покупцеві.

Дохід від надання послуг і виконання робіт визначається по даті складання акта або іншого документа, оформленого відповідно до вимог діючого законодавства, що підтверджує їхнє виконання або надання.

Аналогічний принцип установлений для визначення витрат. Так, у п. 138.2 ПКУ зазначено, що витрати, які враховуються для визначення об'єкта оподатковування, визначаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення платником податків витрат, обов'язковість ведення і збереження яких передбачена правилами ведення бухгалтерського обліку, та інших документів, визначених розділом II цього Кодексу.

У випадку якщо платник податків здійснює виробництво товарів, виконання робіт, надання послуг з довгостроковим технологічним циклом виробництва (більш одного року) за умови, що договорами, укладеними на виробництво таких товарів, виконання робіт, надання послуг, не передбачено поетапної їхньої здачі, у витрати звітного податкового періоду включаються витрати, пов'язані з виробництвом таких товарів, виконанням робіт, наданням послуг у цьому періоді.

Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення. Для контролю й упорядкування обробки даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи, наприклад, накопичувальні відомості або реєстри.

Первинні і зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати обов'язкові реквізити, визначені ч. 2 зазначеної статті і п. 2.4 Положення № 88: назву документа (форми); дату і місце складання; назву підприємства; зміст і обсяг господарської операції, одиницю її виміру; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, що брала участь у здійсненні господарської операції.

При складанні і збереженні первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації норми ч. 6 ст. 9 Закону № 996 зобов'язують підприємства за свій рахунок виготовити копії на паперових носіях за вимогою інших учасників господарських операцій, правоохоронних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами.

Форми облікових регістрів, порядок записів у них, обробка і використання необхідної інформації визначаються відповідними нормативними документами про порядок їх застосування.

Інформація про господарські операції підприємства за звітний період (місяць, квартал, рік) з облікових регістрів переноситься в згрупованому вигляді в бухгалтерські звіти, порядок складання яких установлюється відповідними нормативно-правовими актами (п. 3.7 Положення № 88).

Згідно ч. 1 ст. 11 Закону № 996 фінансова звітність підприємства складається на підставі даних бухгалтерського обліку і підписується керівником і бухгалтером підприємства.

Фінансова звітність підприємства (крім бюджетних установ і суб'єктів малого підприємництва) складається з: балансу, звіту про фінансові результати, звіту про рух грошових коштів, звіту про власний капітал і приміток до звітів.

Юридичні особи, що відповідають критеріям, визначеним п. 154.6 НКУ зобов'язані складати і подавати у відповідні органи фінансову звітність, передбачену для суб'єктів малого підприємництва, один раз на рік.

Про товарно-транспортні накладні. Чи обов'язкова ТТН ?

До прийняття ПКУ органи ДПС при відсутності ТТН досить часто не визнавали інші документи достатніми для обґрунтування транспортних витрат у складі валових витрат.

У переліку підтверджуючих документів, установленому п. 44.1 ПКУ, на підставі яких платник податків повинен вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподатковування, ТТН не включено.

Віднести її до складу інших документів, пов'язаних з нарахуванням і сплатою податків, ведення яких передбачено законодавством, навряд чи можна.

Проте обов'язкова наявність ТТН усе-таки передбачена положеннями ст. 230 ПКУ «Акцизні склади». Так, у п. 230.18 даної статті зазначено, що забороняється без ТТН з оцінкою представника органу ДПС на акцизному складі транспортування горілки і лікеро-горілчаних виробів, відвантажених з акцизного складу підприємства, що їх виготовляє.

Представник органу ДПС на акцизному складі підприємства, на якому виробляються горілка і лікеро-горілчані вироби, робить відмітку на ТТН за допомогою проставления штампа:

- «В'їзд дозволений» і особистого підпису, а також вносить запис у журнал реєстрації одержання спирту етилового або горілки і лікеро-горілчаних виробів про погодження його ввозу (п. 230.13, 230.17 ПКУ);

- «Виїзд дозволений» і особистого підпису, а також вносить запис у журнал реєстрації відвантаження горілки і лікеро-горілчаних виробів про узгодження відпуску під час їхнього відвантаження (п. 230.15 НКУ).

В інших випадках наявність ТТН є обов'язковим тільки при автомобільних перевезеннях, а саме, для здійснення перевезень вантажів автомобільним транспортом тільки у випадку, коли водій юридичної особи або підприємця здійснює вантажні перевезення на договірних умовах. Якщо вантажні перевезення здійснюються для власних потреб, то їх водієві досить мати накладну або інший документ, що підтверджує право власності на вантаж .

Платникам податків варто враховувати: що не включаються до складу витрат такі витрати, які не підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними й іншими первинними документами, обов'язковість ведення і збереження яких передбачена правилами ведення бухгалтерського обліку і нарахування податку ( пп. 139.1.9 ПКУ).

У разі втрати, знищення або ушкодження зазначених документів платник податків має право в письмово заявити про це органу ДПС і відновити них. Письмова заява повинна бути вислана до/або разом із поданям розрахунку податкових зобов'язань за звітний податковий період. Якщо платник податків у зазначений термін не подасть письмової заяви і не відновить такі документи до закінчення податкового періоду, що настє за звітним, то витрати, не підтверджені відповідними документами не включаються у витрати за податковий звітний період і розрахунок об'єкта оподатковування. А на суму недоплаченого податку нараховується пеня в розмірі 120 % облікової ставки НБУ.

Якщо платник податків відновить зазначені документи в наступних податкових періодах, підтверджені витрати (з урахуванням сплаченої пені) включаються у витрати за податковий період, на який припадає таке поновлення.

Щодо термінів письмового повідомлення. Положення абз. 1 п. 44.5 ПКУ зобов'язують платників податків у 5-денний термін із дня втрати, ушкодження або дострокового знищення документів у письмовому виді повідомляти про це орган ДПС по місцю свого обліку.

Щодо відновлення підтверджуючих документів. Положення абз. 3 п. 44.5 даного Кодексу передбачають перенесення терміну проведення перевірки до дати відновлення і надання документів до перевірки в межах визначених даним підпунктом термінів.

На думку спеціалістів, положення спеціального розділу III ПКУ повинні мати пріоритет над положеннями його загального розділу II, і повідомлення до органу ДПС повинне бути вислане до/або разом із поданням розрахунку податкових зобов'язань за звітний податковий період, як це встановлено абз. 2 пп. 139.1.9 даного Кодексу.

А от без відновлення втрачених (знищених або ушкоджених) документів не обійтися. Адже навіть якщо платник податку на прибуток не приступить до цього в наступних податкових періодах, то при перевірці терміни її проведення будуть перенесені до відновлення підтверджуючих документів.

Відповідальність за незабезпечення збереження документів

Відповідальність за порушення встановлених законодавством термінів збереження документів з питань нарахування і сплати податків і зборів, а також документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладений на контролюючі органи, встановлена ст. 121 ПКУ.

Згідно п. 121.1 незабезпечення платником податків збереження підтверджуючих документів протягом встановлених ст. 44 ПКУ термінів їхнього збереження та/або неподання платником податків контролюючим органам оригіналів документів або їхніх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених даним Кодексом, – спричиняє накладення штрафу в розмірі 510 грн. За повторне порушення протягом року буде накладений штраф у розмірі 1020 грн.

У меншому розмірі встановлена адміністративна відповідальність:

- відсутність податкового обліку спричиняє накладення штрафу від 5 до 10 НМДГ (від 85 до 170 грн.), за повторне порушення – штрафу від 10 до 15 НМДГ (від 170 до 255 грн.) (ст. 1631 Кодексу України про адміністративні правопорушення - КоАП);

- відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку, внесення неправдивих даних у фінансову звітність спричиняють накладення штрафу від 8 до 15 НМДГ (від 136 до 170 грн.), за повторне порушення протягом одного року – штрафу від 10 до 20 НМДГ (від 170 до 340 грн.) (ст. 1642 КоАП).

 

Новий коментар

Я не спамер: введите суму 4+9


 

Від авторів блогу

Про блог — прочитайте перед початком

Замовити консультацію - з питань ведення бізнесу чи оподаткування

Відповіді на питання - вже розвязано 43 питань

Володимир Тихонов - мій профіль на Google+


 
 

Бизнес форум

Последние темы:

Ремонт макбукА
12 грудня, 2 ответа